Kỹ Năng

10 Cách Làm Việc Nhóm Online Hiệu Quả

Một trong những thách thức khi làm việc tại nhà là kết nối và điều phối các nhóm. Nếu bạn không biết Làm thế nào để làm việc trực tuyến hiệu quả như một nhóm?nhiều người sẽ lãng phí thời gian vào những cuộc họp trực tuyến vô nghĩa.

Làm việc nhóm từ xa luôn là một thách thức đối với hầu hết mọi người khi làm việc tại nhà. Không dễ để giao tiếp với những người mà bạn không thể đối mặt trực tiếp với họ. Vì vậy, việc dành thời gian để tìm hiểu cách giải quyết vấn đề này là vô cùng cần thiết.

Bạn Đang Xem: 10 Cách Làm Việc Nhóm Online Hiệu Quả

Hôm nay, hãy cùng Glints hoàn thành cẩm nang làm việc nhóm từ xa với những giải pháp hữu ích dưới đây.

Khó khăn khi làm việc nhóm trên mạng

Không có ngôn ngữ chung

Có một tầm nhìn chung là rất quan trọng để một nhóm thành công. Điều này vốn dĩ khó đạt được khi tất cả đều làm việc trong văn phòng. Khi làm việc trực tuyến, vấn đề này càng trở nên khó khăn hơn.

Sự kết nối kém, sự gián đoạn trong giao tiếp giữa các thành viên là nguyên nhân chính dẫn đến việc mọi người không thể đạt được sự đồng thuận. Việc mọi người làm việc tại một nơi và chỉ giao tiếp qua màn hình khiến các ý tưởng khó thực hiện cùng nhau nếu không có sự giám sát chặt chẽ. Xung đột nhóm vì thế cũng dễ xảy ra hơn.

Thiếu kết nối giữa các thành viên

Khi một đội tách ra quá lâu, dần dần chất keo gắn kết mọi người lại với nhau sẽ cạn kiệt. Tần suất giao tiếp giảm dần và sự nhiệt tình cũng mất dần.

làm việc theo nhóm trực tuyến
Mất kết nối giữa các thành viên

Mọi người cũng dần quen với việc làm việc một mình và dường như không cần nói chuyện, thảo luận với ai đó. Điều này ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình làm việc. Các cuộc họp trở nên nhàm chán, thậm chí chỉ là “điểm danh”.

Tình trạng này phổ biến khi đại đa số mọi người phải làm việc tại nhà trong thời gian xảy ra đại dịch. Khi tình hình ổn định trở lại, họ cũng có tâm lý “ngại đi làm” và sẵn sàng nghỉ việc nếu công ty không áp dụng luân phiên công việc trực tuyến.

Đọc thêm: Cách tạo tinh thần đồng đội kết nối các thành viên

Bất cập trong giao tiếp

Làm việc tại nhà gây ra nhiều trở ngại cho tinh thần đồng đội hơn bạn tưởng. Nhân viên rất dễ rơi vào những nhóm tán gẫu với những chủ đề ngoài lề thay vì tập trung vào công việc. Và khi sự tập trung của mọi người đã giảm xuống, rất khó để họ nhanh chóng quay trở lại với công việc hoặc chủ đề của cuộc họp.

Một kịch bản ngược lại là khi sự im lặng quá mức khiến cuộc họp không đạt được kết luận hoặc giải pháp thỏa đáng. Các thành viên có thể dành hàng giờ để nói chuyện với nhau qua trò chuyện nhưng lại thiếu tinh thần xây dựng khi làm việc nhóm trực tuyến.

Không phải ai cũng có cơ hội lên tiếng

Làm việc nhóm trực tuyến đôi khi hạn chế tất cả các ý kiến ​​của các thành viên được lắng nghe. Một số nhân viên có tính cách nhút nhát, dè dặt thường có xu hướng im lặng mà không có sự động viên trực tiếp từ trưởng nhóm. Lúc này, nếu ai đó chủ động nói lên ý kiến ​​của mình, họ sẽ dễ dàng rút lui và giấu đi những điều mình muốn nói.

Nếu không chú ý, người lãnh đạo có thể bỏ sót bất kỳ ý kiến ​​hay, đề xuất hữu ích nào của thành viên nào đó.

Giới hạn kỹ thuật

Xem Thêm : Những công việc làm thêm tại nhà cho học sinh phù hợp nhất

Các vấn đề như kết nối Internet bị gián đoạn hoặc mất điện đột ngột luôn ảnh hưởng đến các cuộc họp trực tuyến. Lúc này, dù biết hết những cách làm việc nhóm hiệu quả ở trên nhưng bạn cũng không thể áp dụng vì cuộc họp không thể tiếp tục.

Đối mặt với tất cả những trở ngại trên, bạn đã tìm ra giải pháp hợp lý chưa? Những phương pháp làm việc nhóm trực tuyến hiệu quả sau đây sẽ giúp ích cho bạn.

Làm thế nào để làm việc trực tuyến hiệu quả với tư cách là một nhóm

Duy trì giao tiếp mỗi ngày

Cô đơn và tách biệt khỏi tổ chức là cảm giác chung của những người làm việc từ xa. Điều này đến từ việc nhóm của bạn có mặt tại văn phòng và họp thường xuyên; họ gần gũi hơn và có đủ điều kiện để phát triển toàn diện về tình cảm. Riêng đối với người làm việc từ xa; khoảng cách địa lý và thời gian xuất hiện có thể là một bất lợi cho việc xây dựng mối quan hệ; tin cậy với đồng nghiệp.

làm việc theo nhóm từ xa
Duy trì giao tiếp mỗi ngày

Vì vậy, duy trì giao tiếp mỗi ngày là điều tối quan trọng đầu tiên mà Glints muốn bạn thực hiện. Cho dù đó chỉ là 5-10 phút báo cáo hàng ngày với sếp hay trò chuyện với đồng nghiệp. Thực hành này nhắc nhở đồng nghiệp về bạn như một phần của nhóm. Đừng quên nhờ họ hỗ trợ bạn ghi chép và gửi thông tin cho bạn trong các cuộc họp mà bạn vắng mặt; để đảm bảo rằng tôi không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào về tổ chức.

Tận dụng các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến

Có rất nhiều công cụ có sẵn để giúp bạn làm việc từ xa một cách hiệu quả. Phần mềm gọi video hỗ trợ kết nối các thành viên trong nhóm và tổ chức các cuộc họp trực tuyến vô cùng đơn giản như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, v.v.

Đọc thêm: So sánh Google Meet Vs Zoom

Bạn hoàn toàn có thể lên lịch họp, tạo chương trình làm việc và thông báo cho những người tham gia trước cuộc họp. Những công cụ này cho phép bạn và các thành viên trong nhóm của bạn thảo luận như thể bạn đang gặp mặt trực tiếp.

Các công cụ giúp quản lý và chia sẻ tài liệu đến nhóm của bạn một cách hiệu quả như Google Drive, Dropbox cũng giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn.

Xây dựng văn hóa trách nhiệm cá nhân

Một nhóm chỉ có thể đạt được mục tiêu chung khi mỗi cá nhân nhận ra và đảm bảo rằng trách nhiệm của mình được hoàn thành. Khi mọi người đều có suy nghĩ rằng cả nhóm đang làm việc trong khi thờ ơ với nhiệm vụ của mình, đó không phải là làm việc nhóm hiệu quả.

Mỗi thành viên trong nhóm cần biết họ đang làm công việc gì, trách nhiệm của họ là gì. Mọi người nên được trao quyền để đưa ra quyết định và hiểu tại sao họ cần phải làm những việc này.

Chia sẻ tầm nhìn chung

Chia sẻ công khai với trưởng nhóm hoặc các thành viên khác sẽ giúp mọi người nắm được tình hình chung của cả nhóm. Họ sẽ biết ai đang làm gì, mối liên hệ và mối quan hệ giữa mỗi nhiệm vụ và những người thực hiện công việc đó.

làm thế nào để làm việc như một nhóm trực tuyến
Chia sẻ tầm nhìn chung

Trưởng nhóm hoặc người quản lý nên tổ chức “cuộc họp giao lưu”, “họp bàn”, hoặc cuộc họp hàng tuần / hàng tháng với các thành viên. Đó có thể là những cuộc họp ngắn để các thành viên báo cáo và chia sẻ công việc đang làm, tiến độ ra sao, những khó khăn mà họ gặp phải.

Bạn và các thành viên của bạn sẽ biết liệu mọi người có đang đi đúng hướng vì mục tiêu chung hay không. Đây cũng là một cách để xây dựng tính tự chủ cho nhân viên. Mỗi người đều có một đóng góp cho mục tiêu chung của nhóm.

Những ý kiến ​​đóng góp, động viên thiện chí sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm trên mạng hiệu quả hơn.

Xây dựng một cấu trúc có phương pháp để làm việc theo nhóm trực tuyến

Xem Thêm : Hóa Giải Cái Tôi Quá Lớn Để Thành Công Hơn Trong Cuộc Sống

Sử dụng một phần mềm quản lý dự án để mọi thành viên theo dõi và truy cập các tài liệu cần thiết trong quá trình làm việc. Khi mọi người làm việc ở một nơi, cấu trúc chung sẽ kết nối và hướng dẫn họ.

Bạn không thể chỉ gọi ngẫu nhiên mọi người trong nhóm vào “liên kết Google Meet” và bắt đầu cuộc họp. Trước khi tổ chức một cuộc họp trực tuyến, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết mục đích của cuộc họp, thời gian và cách thức tham gia. Thống nhất một kênh liên lạc hợp lý cho cuộc họp để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có thể tham gia.

Chia sẻ nhiều hơn về bản thân

Bạn không có cơ hội trò chuyện với đồng nghiệp khi làm việc từ xa. Sau đó, chia sẻ hồ sơ của bạn cũng là một cách để mọi người biết đến bạn nhiều hơn. Ở đó, bạn có thể giới thiệu mình là ai; tại sao bắt đầu công việc này; và mong được hỗ trợ tất cả mọi người với tư cách là thành viên của nhóm từ xa.

Đây giống như buổi khai trương đầu tiên thể hiện thiện chí kết nối với các thành viên còn lại. Đồng thời, nó cũng khuyến khích giao tiếp và thảo luận cởi mở hơn.

Tin tưởng đồng đội của bạn

Glints hiểu, cảm giác bất an khi làm việc nhóm và bạn không được ở gần đồng nghiệp để biết họ tiến xa đến đâu trong dự án. Tuy nhiên, sự tin tưởng là điều cần thiết trong những trường hợp này. Sẵn sàng hỗ trợ khi họ cần và tin tưởng vào đồng đội của bạn.

Trong bất kỳ mối quan hệ nào, sự tin tưởng là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công cho cả hai. Sự tin tưởng cũng giúp lắng nghe nhau và phản hồi vào đúng thời điểm. Nó cũng giúp bạn xóa tan những nghi ngờ của mình.

Tôn trọng sự đa dạng

Một trong những nhược điểm tiếp theo của làm việc nhóm mà bạn có thể gặp phải là ngôn ngữ bất đồng; văn hóa khi làm việc cho một công ty đa quốc gia. Ở đó, không chỉ là giờ làm việc khác nhau; Ngoài ra còn có sự khác biệt trong suy nghĩ và hành vi.

Tuy nhiên, để hợp tác hiệu quả, các thành viên nên hiểu và tôn trọng những khác biệt này. Hãy coi đó là sự đa dạng văn hóa và là cách để bạn nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh. Tôn trọng quan điểm; năng lực và hành động của nhau sẽ hạn chế những xung đột không đáng có; Cải thiện năng suất và làm việc theo nhóm hiệu quả hơn.

Đọc thêm: Cách giải quyết xung đột trong nhóm

mô hình làm việc nhóm hiệu quả
Hãy tôn trọng sự đa dạng của các nền văn hóa và cách thức làm việc

Làm việc có mục đích

Đây không phải là mục tiêu của nhóm, mà là của chính bạn. Những gì bạn đang cố gắng làm bây giờ có nghĩa là mục tiêu cần đạt được lớn đến mức nào. Làm việc có mục tiêu mang lại cho bạn động lực để kết nối với mọi người; tạo cơ hội mới cho bản thân khi làm việc từ xa.

Ví dụ, bạn đặt cho mình mục tiêu trong 3 năm tới là có thể thành lập đội từ xa của riêng mình. Học cách giao tiếp với đồng nghiệp trong văn phòng hiện nay là một cơ hội chứ không phải khó khăn. Một khi bạn vượt qua được thử thách này, bạn đã tiến gần hơn một bước đến mục tiêu của mình.

Kết luận

Làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Biết cách làm việc nhóm trực tuyến hiệu quả, bạn sẽ không cần bận tâm đến những thách thức mà nó đặt ra. Glints hy vọng rằng bài viết này hữu ích và giúp bạn làm việc trực tuyến hiệu quả hơn.

nộp hồ sơ trong nháy mắt

Nguồn: https://lienket365.com
Danh mục: Kỹ Năng

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button