Mẹo tìm Việc

3 Giờ chạy đua thần tốc tổ chức thành công sự kiện bàn tiệc siêu dài tại Hà Nội

Theo dự kiến, đúng 5h00 ngày 4/1 – sự kiện đại tiệc đón năm mới siêu dài 525m sẽ chính thức diễn ra tại đường L7 khu đô thị Vinhomes Ocean Park, Hà Nội. Tuy nhiên, từ sáng hôm đó – trời mưa không ngớt. Khi thời tiết “ưu ái” và khô ráo, ban tổ chức chỉ có 3 tiếng đồng hồ chạy đua để chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng.

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

Bàn tiệc siêu dài ở Hà Nội kéo dài hơn nửa km

Bữa tiệc mừng năm mới dài 525m cuối tuần qua là sự kiện do nhà hàng Hoa Sen tổ chức cho hai đối tác Vinhomes Ocean Park và Coca-Cola. Với một bữa tiệc ở ngoài Ngoài trời như vậy luôn tiềm ẩn rất nhiều vấn đề cản trở …

Bạn Đang Xem: 3 Giờ chạy đua thần tốc tổ chức thành công sự kiện bàn tiệc siêu dài tại Hà Nội

► Thời điểm khó khăn khi sự kiện diễn ra ngoài trời và 3 giờ đua tốc độ

Hợp tác với Vinhomes – đối tác cực kỳ chuyên nghiệp trong khâu tổ chức, nhà hàng Hoa Sen trong quá trình chuẩn bị sự kiện bắt buộc phải trình toàn bộ trang thiết bị, nhân sự, phương án thi công. Sau khi được chấp thuận, kế hoạch sẽ được thực hiện.

Một tuần trước khi sự kiện diễn ra, công việc tổ chức đã bắt đầu. Chuẩn bị 300 bàn dài ghép lại với nhau tạo thành 525 mét; 1.200 chỗ cho khách dự tiệc; khăn trải bàn, váy quây đỏ, nến, hoa trang trí, … với số lượng tương ứng.

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

Quá trình thiết lập bắt đầu vào ngày 2 tháng 1. Vì tiệc diễn ra ngoài trời – lo ngại mưa, bụi, gió mùa nên nhân viên nhà hàng Hoa Sen đã phủ nilon lên toàn bộ bàn ghế. Một trở ngại nữa là địa điểm tổ chức gần công trường nên tất cả bát đĩa, đũa sử dụng đều phải bọc lại, khu vực chuẩn bị tiệc và đồ ăn đều được che đậy.

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

Xem Thêm : Những dụng cụ làm việc không thể thiếu của Barista

Thách thức lớn nhất đối với ban tổ chức nằm ở nguyên nhân khách quan – vấn đề thời tiết. Từ sáng ngày sự kiện sẽ diễn ra – trời vẫn mưa không ngớt. Bàn ghế bọc nhựa sẽ không bị ướt – nhưng sự kiện chắc chắn sẽ không diễn ra như dự kiến ​​nếu trời vẫn mưa. Không chỉ tại Vinhomes, Coca-Cola mà tại nhà hàng Hoa Sen cũng vô cùng sốt ruột.

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

Nhìn ở góc độ hơi duy tâm, có lẽ ông trời đã nghe được lời cầu nguyện chân thành của ai đó nên đến 1h chiều mưa đã tạnh hẳn. Những tấm ni lông che bàn ghế đã được tháo ra và nhân viên của bữa tiệc có 3 tiếng đồng hồ để thu xếp mọi thứ.

Trong cái “xui” cũng có cái “may”, nhờ trận mưa đó đã hạn chế được khói bụi công trường. Tuy nhiên, quá trình chuẩn bị bàn tiệc dài hơn nửa km trong thời gian ngắn không phải là điều dễ dàng, đòi hỏi đội ngũ nhân viên nhà hàng Hoa Sen phải “chạy đua” gấp rút. Với sự chuyên nghiệp của một đơn vị có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc ngoài, đến 16h, tất cả đã sẵn sàng phục vụ quý khách.

Đây là lần đầu tiên nhận tổ chức sự kiện tiệc dài ngày như vậy nên đòi hỏi nhà tổ chức phải linh hoạt trong việc vận hành và quản lý. Cụ thể, chia thành 5 phân khu để phục vụ, thao tác của nhân viên được thông báo qua bộ đàm vì khi đặt bàn dài – từ khu này sang khu khác là một quãng đường khá xa.

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

So với tiệc bàn tròn tập trung, tiệc bàn dài sẽ tốn nhân viên hơn một chút khi 1 nhân viên phụ trách phục vụ 3 bàn. Tổng số nhân sự của nhà hàng Hoa Sen tham gia phục vụ sự kiện là 136 người, trong đó có 1 Trưởng phòng Vận hành – 5 Trưởng bộ phận phụ trách giám sát – 20 nhân viên bếp và 110 nhân viên phục vụ. .

Xem Thêm : “Cẩm nang Tác phong & Quy ước giao tiếp trong ngành Nhà hàng

Nhờ sự chuẩn bị chu đáo, phối hợp nhịp nhàng và cái “tình” – sự kiện tiệc siêu dài phục vụ 1.200 khách đã diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp.

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội


► Ca ngợi ý chí “Dám nghĩ dám làm”

Chia sẻ về sự kiện đại tiệc siêu dài thành công, ông Phạm Văn Phước – Phó giám đốc nhà hàng Hoa Sen kiêm quản lý tiệc cho biết: “Để tổ chức thành công những sự kiện có yếu tố đặc biệt như vậy, điều quan trọng là phải dám làm. Nếu chỉ phục vụ tiệc cưới thông thường thì thực sự đơn giản. Với chiếc bàn siêu dài này, do toàn Hà Nội không đủ bàn nên chúng tôi phải mua mới 300 chiếc bàn dài theo yêu cầu (45cm x 160cm). Hoặc mua khăn quàng đỏ, váy quây đỏ mới 100% – bên em chấp nhận đầu tư có thể thời gian sử dụng lâu dài. Sau đó là các phương án bảo vệ khu vực dàn dựng trong suốt 2 ngày chuẩn bị để tránh mưa bụi ”.

Tuy là lần đầu tiên tổ chức tiệc siêu dài nhưng chính tinh thần “dám nghĩ – dám làm” cộng với kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên nhà hàng Hoa Sen đã làm nên thành quả mà họ thu được là lợi nhuận. “Lời khen của khách quá chú ý”. Là một người làm dịch vụ – lời khen đó không chỉ là sự ghi nhận mà còn là phần thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của cả tập thể.

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

Nói thêm về kinh nghiệm tổ chức đảng, ông Phước lưu ý: “Khi nhận tổ chức tiệc lớn ngoài trời, cần lưu ý mặt bằng tổ chức, điều kiện cấp điện, nước (nếu có) – nếu thiếu thì nên tính thêm phương án; điều kiện đi lại của nhân sự (vì nếu ở xa thì phải có phương tiện đi lại); các nhà cung cấp phụ trợ xung quanh địa điểm (nước đá…); tính toán kế hoạch ăn uống cho nhân viên nếu chương trình ở xa ”.

Chính nhờ sự tỉ mỉ và sâu sắc như vậy mà nhà hàng Hoa Sen được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn để tổ chức nhiều sự kiện lớn: Lễ khởi công – khánh thành tổ máy 1, 2 – chúc mừng – khánh thành Nhà máy Thủy điện Lai Châu, Nhà máy Thủy điện Sơn La, Thái Nhà máy Nhiệt điện Bình, Nhà máy Nhiệt điện Vĩnh Tân (Tuy Phong – Bình Thuận) hay sang Lào dự tiệc; tổ chức tiệc Buffet – BBQ – cocktail nhân sự kiện khai trương hồ nước mặn lớn nhất Việt Nam của Vinhomes…

3 tiếng đua tốc độ để tổ chức thành công sự kiện đại tiệc siêu dài tại Hà Nội

Hình ảnh sự kiện tiệc buffet khai trương hồ nước mặn lớn nhất Việt Nam với 1.200 khách

Hay tổ chức những bữa tiệc với số lượng người tham dự “khủng”: 6.000 khách, 10.000 khách. Đúng như lời ông phó giám đốc nhà hàng Hoa Sen chia sẻ: “Nếu không có kinh nghiệm“ chinh chiến ”sẽ khó làm được và cũng không thuyết phục được khách hàng đồng ý. Tùy theo điều kiện từng nơi, từng sự kiện – đơn vị tổ chức phải linh hoạt tư vấn cho khách hàng những giải pháp phù hợp ”.

Nụ cười của Ms.

Nguồn: https://lienket365.com
Danh mục: Mẹo tìm Việc

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button