Tin Học

5 cách giảm dung lượng file PowerPoint hiệu quả nhất !

Ngày nay, chúng ta biết đến Microsoft với tư cách là gã khổng lồ phần mềm hàng đầu thế giới, với giá trị vốn hóa thị trường hơn 1 nghìn tỷ USD và một lịch sử thống trị lâu đời.

Nền tảng ban đầu cho sự phát triển của một tập đoàn lớn mạnh hàng đầu như vậy chính là những sản phẩm chất lượng vượt trội được người dùng ưa chuộng như hệ điều hành Windows và bộ Office huyền thoại.

Bạn Đang Xem: 5 cách giảm dung lượng file PowerPoint hiệu quả nhất !

Trong đó, một thành phần quan trọng trong bộ Office được sử dụng rộng rãi hiện nay là PowerPoint, tạo ra hàng triệu bài thuyết trình ấn tượng mỗi ngày, phục vụ trong nhiều lĩnh vực khác nhau …

Có một thực tế là mỗi bản trình bày PowerPoint thường chứa hàng chục hình ảnh, biểu đồ, tệp phương tiện được nhúng và nội dung khác…

Do đó, không có gì ngạc nhiên nếu bạn nhận được kết quả là các tệp rất lớn và nặng chiếm dung lượng khi chia sẻ một cách không cần thiết.

Thậm chí gây ra hiện tượng chạy chậm trên những máy tính có cấu hình yếu. Rõ ràng nhu cầu giảm dung lượng của tệp PowerPoint là cần thiết để có được trải nghiệm người dùng tốt nhất.

Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày một số thủ thuật hiệu quả để giảm dung lượng của tệp PowerPoint trong quá trình thiết kế và sử dụng loại tệp này.

Được rồi, bây giờ chúng ta hãy bắt đầu …

#Đầu tiên. Chuyển đổi định dạng tệp trình bày của bạn thành PPTX

Kể từ MS Office 2007, định dạng tệp được tạo bởi phần mềm trong bộ Office đã được thay đổi với hậu tố x (*. Docx / *. Pptx / *. Xlsx…).

Với các định dạng tệp mới này, sự thay đổi trong thuật toán đã tối ưu hóa đáng kể kích thước tệp so với các định dạng tệp cũ (Office 97-2003).

Do đó, nếu bạn đang sử dụng các tệp có định dạng cũ (.ppt), việc nâng cấp lên định dạng tệp mới (.pptx) sẽ giúp tối ưu hóa kích thước của chúng.

Trình diễn:

Để chuyển đổi định dạng tệp, hãy mở tệp trong ứng dụng MS PowerPoint 2007 trở lên, trong tab tệp, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Convert file.

file-powerpoint (1)

Nhấn vào tùy chọn trên, một hộp thoại lưu tệp thông thường sẽ xuất hiện với các ô để thay đổi tên tệp và chọn loại tệp mới (File type).

Bạn chọn thư mục để lưu tệp mới, đặt tên cho tệp, nhấp vào Bản trình bày PowerPoint từ danh sách thả xuống trong phần Save as type => và nhấn Save để tiết kiệm.

Khi đó một tệp mới có định dạng * .pptx sẽ được tạo với nội dung giống như tệp gốc.

file-powerpoint (2)

Xem Thêm : [Full hướng dẫn] Cách đánh số trang trong PowerPoint

Kết quả: Bạn có thể thấy, sau khi chuyển đổi định dạng, tập tin cũ có định dạng *.ppt(1) Kích thước 1,58 MB giảm xuống chỉ còn 0,99 MB khi ở trong *.pptx(2).

Đó là một mức giảm rất đáng kể, đặc biệt là đối với các tệp trình chiếu lớn có dung lượng hàng trăm MB.

file-powerpoint (3)

# 2. Không sao chép – dán tệp hình ảnh, hãy sử dụng công cụ Chèn của PowerPoint

Nhiều bạn có thói quen tìm kiếm tài nguyên hình ảnh trên Internet, đặc biệt là Google trong quá trình làm bài thuyết trình PowerPoint, sau đó sao chép và dán trực tiếp lên slide.

Phương pháp thực tế làm cho quá trình làm việc nhanh hơn và thuận tiện hơn, nhưng nó vô tình làm tăng kích thước ban đầu của tệp hình ảnh một cách không cần thiết. Tại sao vậy ?

Đúng ! Đó là bởi vì một tệp hình ảnh được định dạng tại một thời điểm *.jpg được sao chép vào khay nhớ tạm và Dán vào trang chiếu của bạn, PowerPoint sẽ chuyển đổi tệp đó sang định dạng theo mặc định *.png.

Thực tế là cùng một hình ảnh, tệp * .png luôn lớn hơn tệp * .jpg tương ứng, vì tệp * .jpg là loại tệp nén với thuật toán giảm dung lượng, bạn có thể xem ví dụ. Xuống đây.

file-powerpoint (4)

Rõ ràng là các tệp *.png lớn hơn đáng kể về kích thước. Vì vậy, lần tới khi bạn thuyết trình, đừng ngần ngại tải xuống tệp và Insert chúng nếu kích thước tối ưu được mong muốn.

# 3. Nén tệp hình ảnh trong bản trình bày PowerPoint

Thông thường khi làm việc với các tệp trong bộ Office, chúng ta chỉ quan tâm đến việc đặt vị trí tệp, đặt tên tệp và định dạng rồi lưu nó.

Tuy nhiên, có những tùy chọn nâng cao rất hữu ích khác thường bị bỏ qua, như tính năng Compress Pictures được cung cấp trong menu File => Save As của PowerPoint

Trình diễn: Đầu tiên, bạn mở tệp PowerPoint và tìm tùy chọn File => Save As

file-powerpoint (5)

Trong cửa sổ cài đặt tiếp theo, bên dưới các trường để nhập tên và định dạng tệp, bạn sẽ thấy một tùy chọn bổ sung More options.

file-powerpoint (6)

Ở đây bạn chọn Tool và ở cuối danh sách thả xuống là lựa chọn Compress Pictures.

Xem Thêm : Hướng dẫn cách chèn sơ đồ tư duy (Mindmap) vào Powerpoint

file-powerpoint (7)

Trong hộp thoại cài đặt chất lượng ảnh nén sẽ có nhiều tùy chọn từ cao nhất cho độ phân giải sắc nét đến tối thiểu để tiết kiệm dung lượng khi chia sẻ.

Ở đây tôi chọn Web Có chú thích rất tốt để trình bày trên Trang web hoặc máy chiếu…

file-powerpoint (8)

Và đây là kết quả, file nén ảnh(3) so với tệp gốc (2) đã giảm một chút dung lượng. Tất nhiên, tệp gốc của bạn càng lớn và càng chứa nhiều hình ảnh thì kết quả sẽ càng tốt, có thể làm giảm dung lượng tệp đi nhiều MB.

file-powerpoint (9)

#4. Tắt tính năng Tự động Phục hồi và hạn chế sử dụng phông chữ nhúng trong tệp PowerPoint nếu không cần thiết

Trong PowerPoint, tính năng AutoRecover thực sự khá quan trọng vì nó giúp bạn khôi phục các tệp chưa hoàn thành trong phiên trước và bị mất do các yếu tố như mất điện đột ngột mà không lưu tệp.

Trong quá trình làm việc, tính năng này sẽ tự động lưu một số thông tin vào tệp và tăng kích thước của tệp. Chỉ tắt tính năng này khi bạn thực sự cảm thấy không cần thiết, và mình cũng không khuyến khích bạn tắt tính năng này.

Bên cạnh tính năng Tự động Phục hồi, một tính năng PowerPoint khác cũng có thể tăng đáng kể kích thước của bản trình bày là Embed fonts in the file.

Trong một số trường hợp đặc biệt, tùy chọn này giúp giảm thiểu các lỗi khó chịu khi hiển thị bài thuyết trình trên máy tính của người đọc do thiếu hoặc lỗi font.

Tuy nhiên trong hầu hết các trường hợp và nếu bạn không có tiêu chuẩn cao lắm thì việc tắt tính năng này sẽ làm giảm dung lượng nhiều MB tùy thuộc vào dung lượng tệp.

Trình diễn: Để tắt hai tính năng trên, bạn chỉ cần truy cập vào menu File => chọn Options => chọn tiếp theo SaveUncheck các tùy chọn này.

file-powerpoint (10)

# 5. Một số phương pháp giảm dung lượng tệp PowerPoint khác

  • Chuyển toàn bộ nội dung slide sang bài thuyết trình mới sau khi hoàn thành. Nguyên nhân là do trong quá trình biên tập và chỉnh sửa, mọi thao tác của bạn đều được lưu ở chế độ nền, và khi đóng gói tệp, có thể một phần thông tin không cần thiết đó sẽ được lưu lại cùng nhau, gây ra hiện tượng tăng dung lượng.
  • Xóa thông tin cá nhân đính kèm
  • Giải nén tập tin * .pptx và đóng gói lại bằng phần mềm chuyên dụng: định dạng tập tin * .pptx thực chất là một loại tập tin nén, nghĩa là chúng ta có thể sử dụng các trình nén tập tin như 7-zip, WinRAR giải nén tập tin * .pptx thành các tập tin thành phần rồi nén lại, thay đổi phần mở rộng tệp zip thành * .pptx. Dựa trên khả năng nén tệp rất tốt của các công cụ này, kích thước tệp của bạn có thể giảm đáng kể.

# 6. Phần kết

Như vậy là mình đã giới thiệu cho các bạn một vài thủ thuật nhỏ giúp giảm kích thước tệp PowerPoint hiệu quả nhất mà không có phần mềm thứ 3 nào can thiệp.

Nếu bạn biết thêm phương pháp xử lý giảm dung lượng file hiệu quả nào khác, hãy comment bên dưới bài viết để mọi người cùng biết nhé. Chúc bạn làm việc hiệu quả!

Đọc thêm:

CTV: Vũ Hữu Thắng – Blogchiasekienthuc.com

Bài viết đạt: 5/5 sao – (Có 4 lượt đánh giá)

Ghi chú: Bài viết này có hữu ích cho bạn không? Đừng quên đánh giá bài viết, thích và chia sẻ nó với bạn bè và gia đình của bạn!

Nguồn: https://lienket365.com
Danh mục: Tin Học

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button