Kỹ Năng

Chuyên Viên Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Công Việc, Kỹ Năng Trong Nghề

Chúng ta thường bắt gặp những sự kiện có quy mô lớn nhỏ khác nhau. Các hội nghị, cuộc họp quốc gia, cuộc thi, giải đấu, chương trình truyền hình, họp báo, tiệc tùng,… đều được coi là sự kiện. Tuy nhiên, chúng ta ít khi để ý đến những người phụ trách tổ chức sự kiện ở hậu trường. Họ là những người tổ chức sự kiện góp phần rất lớn vào sự thành công của các sự kiện đó.

Là một bạn trẻ yêu thích công việc tổ chức, điều phối và quản lý tất cả các khâu cho các sự kiện lớn nhỏ thì nghề nhân viên tổ chức sự kiện là một hướng nghề nghiệp vô cùng lý tưởng. Với Glints Tìm hiểu tất cả về ngành sự kiện nói chung và Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đặc biệt!

Bạn Đang Xem: Chuyên Viên Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Công Việc, Kỹ Năng Trong Nghề

Ngành tổ chức sự kiện là gì? Nhu cầu tuyển dụng trong ngành?

Quản lý sự kiện là một nghề liên quan đến giám sát tất cả các giai đoạn trước, trong và sau một sự kiện. Để dễ hình dung, chúng ta hãy lấy ví dụ về bộ phận tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm tổ chức tiệc năm mới của một công ty.

Trước khi buổi tiệc diễn ra, nhân viên và công ty tổ chức sự kiện sẽ cùng nhau lên kế hoạch: lên ý tưởng (chủ đề) cho chương trình; chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết cho bữa tiệc đó; Thiết lập khung thời gian diễn ra các hoạt động nhỏ trong buổi tiệc (ví dụ như bài phát biểu của ban quản lý, trò chơi kết nối mọi người, phần ăn tối,…).

Khi bữa tiệc diễn ra, vai trò của người tổ chức sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Họ sẽ phải điều phối và quản lý mọi thứ để đảm bảo rằng mỗi hoạt động đều diễn ra trong khuôn khổ và theo đúng kế hoạch. Suy cho cùng, họ cũng là người kiểm kê, đảm bảo tránh thất thoát cho sự kiện; đồng thời phụ trách tài chính; các mối quan hệ với nhà cung cấp;…

Ngành tổ chức sự kiện là gì?
Nhu cầu tuyển dụng của ngành tổ chức sự kiện hiện nay khá cao.

Ở Việt Nam, Nhu cầu tuyển dụng của ngành tổ chức sự kiện thường tập trung vào các sự kiện tiêu biểu như tiệc cưới, tiệc chiêu đãi, hội nghị, hội thảo, chương trình thực tế, ca nhạc, trình diễn thời trang, v.v. Nếu bạn có bằng cấp liên quan đến lĩnh vực dịch vụ, nhà hàng, khách sạn,… thì sẽ rất dễ dàng ứng tuyển vào các vị trí này.

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Công việc của một người lập kế hoạch sự kiện không nhất thiết phải giới hạn trong một vài gạch đầu dòng, bởi vì sẽ có rất nhiều công việc không tên trước, trong và sau sự kiện.

Tuy nhiên, có thể kể đến một số công việc điển hình mà người tổ chức sự kiện thường phải đảm nhận như:

1. Xây dựng kết nối với điều phối viên sự kiện

Một người không thể xây dựng một sự kiện thành công mà không làm việc với nhóm hỗ trợ.

Vì vậy, việc xây dựng một mạng lưới chuyên nghiệp với những người điều phối, lập kế hoạch và thực thi ở từng giai đoạn là điều bắt buộc đối với bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào.

2. Tiếp nhận và lên kế hoạch theo yêu cầu

Khi sếp hoặc khách hàng yêu cầu tổ chức sự kiện, nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện là đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện dựa trên ý tưởng ban đầu.

Ở bước này, một nhà tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có óc sáng tạo và kỹ năng lập kế hoạch tốt để thuyết phục sếp / khách hàng về kế hoạch tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và thành công.

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?
© Unsplash.com

3. Trình bày kế hoạch

Và để sếp / khách hàng của bạn tin tưởng rằng bạn sẽ quản lý thành công sự kiện mà họ muốn tổ chức, bạn phải trình bày kế hoạch tổ chức sự kiện cho họ. Điều này bao gồm ý tưởng, chủ đề, thống kê dự kiến ​​về số lượng người tham dự sự kiện, tương tác của khán giả trong mỗi hoạt động, ước tính ngân sách, v.v.

Sau khi phương án được chỉnh sửa và thống nhất, lúc này, công việc triển khai tổ chức sự kiện cũng bắt đầu đi vào giai đoạn triển khai.

Đọc thêm: Cách Thuyết trình Tự tin, Hiệu quả

4. Cố vấn cho nhân viên thực hiện sự kiện

Sau khi kế hoạch tổ chức sự kiện được phê duyệt, người tổ chức sự kiện sẽ là người điều phối các chuyên gia tổ chức sự kiện hiệu quả. Chẳng hạn, anh sẽ quản lý đội dàn dựng sân khấu, âm thanh – ánh sáng, người sắp xếp vị trí chỗ ngồi, người phụ trách tổ chức tiệc ăn uống cho khách, v.v.

5. Kiểm tra, theo dõi và giám sát (từ khi bắt đầu sự kiện đến khi kết thúc)

Xem Thêm : Các Kỹ Năng Làm Việc Quan Trọng Của Một Kỹ Sư Phần Mềm

Không chỉ là lập kế hoạch và cố vấn, bạn phải là người theo dõi từng bước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Một nhà tổ chức sự kiện có tâm cũng sẽ biết cách linh hoạt và ứng phó với các tình huống phát sinh.

6. Lập báo cáo kết quả

Sau khi sự kiện kết thúc, vai trò của người tổ chức sự kiện vẫn còn. Họ phải báo cáo về kết quả của sự kiện.

Bước này cần những con số thực tế: số lượng người tham gia, tương tác của khách mời, bảng tổng hợp chi phí,… Điều này sẽ giúp cả ban tổ chức và khách hàng, đối tác đánh giá được mức độ thành công. của sự kiện được tổ chức gần đây.

công việc tổ chức sự kiện
© Unsplash.com

7. Tạo một danh mục đầu tư từ các sự kiện trước đó

Dù bạn có giỏi đến đâu nhưng nếu bạn không thể hiện được năng lực của mình qua những kinh nghiệm tổ chức sự kiện đã qua thì sẽ rất khó để tạo dựng niềm tin và thuyết phục khách hàng. Vì vậy, việc tạo hồ sơ năng lực là hết sức cần thiết.

Công việc này đòi hỏi bạn phải chia sẻ những hình ảnh, video, những con số ấn tượng,… có khả năng thể hiện năng lực tổ chức sự kiện của bạn với khách hàng.

Những kỹ năng mà mọi nhà tổ chức sự kiện cần trang bị

1. Tư duy sáng tạo

Người lập kế hoạch sự kiện không chỉ là một người lập danh sách việc cần làm. Hơn nữa, họ cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để “thở” vào các sự kiện, chương trình đó. Ví dụ, một chương trình có ý tưởng chủ đề hấp dẫn sẽ khiến người tham gia muốn tương tác nhiều hơn, từ đó tăng trải nghiệm lên rất nhiều.

Đừng nghĩ rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo những yêu cầu quá gò bó của khách hàng. Bạn hoàn toàn có “đất dụng võ” để sáng tạo, bởi quy mô, tính chất, mục tiêu… của các sự kiện đó sẽ khác nhau. Chính sự sáng tạo sẽ giúp cho sự kiện của bạn trở nên khác biệt và ấn tượng hơn so với những sự kiện khác.

2. Kỹ năng nghiên cứu

Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện không chỉ là người điều hành tốt mà còn là người có kỹ năng nghiên cứu tốt.

Nghiên cứu về hành vi và cảm xúc của con người khi tương tác với các hoạt động diễn ra trong sự kiện; Nghiên cứu cách nâng cao trải nghiệm người dùng thông qua vị trí, cách phối hợp, đồ ăn, thức uống;… Bạn phải nghiên cứu rất nhiều thứ để đảm bảo rằng mọi bước trước, trong và sau sự kiện đều giữ chân khán giả. gia đình hài lòng.

Kỹ năng nghiên cứu và phân tích
© Unsplash.com

3. Khả năng viết kịch bản, lập kế hoạch

Đừng lầm tưởng công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện là một công việc chân tay. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần có kỹ năng viết kịch bản, đường dây sự kiện vững chắc. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rõ ràng và trí tưởng tượng, óc sáng tạo đặc biệt.

Ngoài ra, người tổ chức sự kiện phải biết cách viết một bản đề xuất hoàn chỉnh (kế hoạch tổ chức sự kiện). Một đề xuất hay và hấp dẫn ngoài yếu tố sáng tạo cần phải có sức thuyết phục và tính khả thi cao. Vì cuối cùng, sự kiện phải thỏa mãn mục tiêu ban đầu.

4. Xây dựng mối quan hệ và làm việc với các nhà cung cấp

Khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, người tổ chức sự kiện cần phải giao tiếp, trao đổi thông tin và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau nên trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào với họ, người tổ chức sự kiện cần có những yêu cầu thực sự rõ ràng và minh bạch.

Việc xây dựng các mối quan hệ và làm việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện phải linh hoạt – vừa cứng rắn để đảm bảo đúng tiến độ công việc, vừa mềm mỏng để các bên không cảm thấy bất công.

5. Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách

Nếu bạn cảm thấy mình là một nhà đàm phán giỏi thì xin chúc mừng, bạn đang sở hữu một kỹ năng quan trọng của một nhà tổ chức sự kiện.

Ở giai đoạn này, bạn sẽ phải thương thảo hợp đồng, các điều khoản về quyền lợi tài trợ, địa điểm,… Sau khi thương thảo ngân sách thành công, bạn cần lập dự trù kinh phí để đảm bảo tất cả các khâu của dự án. sự kiện không phát sinh thêm quá nhiều chi phí.

Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần những kỹ năng gì?
© Unsplash.com

6. Khả năng giám sát và quản lý con người

Xem Thêm : Lương 7 triệu cao hay thấp? Tổng hợp các việc làm lương 7 triệu

Không chỉ làm việc với các đề xuất, hợp đồng, nhà cung cấp,… mà người tổ chức sự kiện cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Ở mỗi phân đoạn thực hiện khác nhau, sẽ có các nhóm nhỏ khác nhau phụ trách.

Ví dụ, lễ tân sẽ lo việc tiếp đón khách, hoặc hậu cần sẽ giữ các vật dụng cần thiết,… Đó là lý do tại sao một nhà tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có cái nhìn tổng thể để quản lý các đội. Nhóm nhỏ, do đó đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ.

7. Giữ bình tĩnh mọi lúc mọi nơi

Người tổ chức sự kiện cần có cái đầu lạnh để xoay chuyển tình thế để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch. Khi một vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần đặt những câu hỏi nhanh để xác định vấn đề thực sự là gì và đề xuất các giải pháp kịp thời để tránh làm gián đoạn sự kiện.

Bên cạnh một cái đầu lạnh, một trái tim ấm áp cũng rất cần thiết. Hãy nhạy cảm và tinh tế trước những gì đang diễn ra để nhanh chóng xác định những điều không theo kế hoạch. Sự tinh tế đó cũng sẽ hạn chế những quyết định vội vàng.

8. Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý rủi ro

Một sự kiện diễn ra không thể tránh khỏi những vấn đề nảy sinh. Đừng để nước đến chân trước khi bắt đầu nhảy. Thay vào đó, một nhà tổ chức sự kiện sẽ phải “đào sâu” để thấy được những rủi ro tiềm ẩn. Từ đó, giải quyết chúng một cách nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra.

Càng phát hiện ra nhiều rủi ro, càng ít phát sinh vấn đề trong sự kiện. Các kế hoạch dự báo rủi ro sẽ không rập khuôn mà phụ thuộc vào các bối cảnh, tính chất và vấn đề khác nhau.

kỹ năng sự kiện
© Unsplash.com

Ai sẽ phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một nhân viên tổ chức sự kiện như trên, liệu ai sẽ thực sự phù hợp với công việc này?

Có thể nói, nhân viên tổ chức sự kiện không cần nhiều bằng cấp, đào tạo chuyên sâu. Tuy nhiên, họ vẫn cần phải sở hữu những phẩm chất sau để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

  • Năng động và sáng tạo.
  • Có khả năng tổ chức và sắp xếp công việc một cách thỏa đáng.
  • Sức khỏe ổn định.
  • Những người thích giao tiếp và làm việc với mọi người.
  • Cẩn thận, chi tiết; Nhưng nó cũng đòi hỏi một góc nhìn rộng hơn.
  • Nhạy bén với những rủi ro tiềm ẩn.

Lương cơ bản của ngành tổ chức sự kiện

Sẽ rất khó để đưa ra một mức lương cụ thể cho các công ty tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào vị trí phụ trách, kinh nghiệm cũng như quy mô của sự kiện mà mức lương sẽ khác nhau.

Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo bảng tổng hợp một số mức lương cơ bản sau đây để hình dung rõ hơn về quá trình làm việc của mình:

  • Mới tham gia vào ngành sự kiện, chưa có kinh nghiệm: lương cơ bản khoảng 4 – 6 triệu đồng
  • Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện có 1-2 năm kinh nghiệm: mức lương cơ bản từ 8 đến 10 triệu; Hoặc có thể lên đến 20 triệu đồng.
  • Vai trò quản lý sự kiện / trưởng bộ phận sau 5 năm: lương cơ bản 30 – 40 triệu đồng tùy theo năng lực.

Có thể nói, nghề nhân viên tổ chức sự kiện không khó nhưng cũng không hề dễ! Điều quan trọng là bạn cần trau dồi kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và các tố chất liên quan để có thể làm tốt công việc này. Nếu bạn thực sự yêu thích, đó sẽ là một thử thách xứng đáng để bạn có được vị trí đó.

Hãy cùng khám phá nhiều cơ hội việc làm tuyệt vời về Ngành sự kiện tại Glints!

nộp hồ sơ trong nháy mắt

Nguồn: https://lienket365.com
Danh mục: Kỹ Năng

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button