Kỹ Năng

Họp Online – Bạn Cần Chuẩn Bị Những Gì?

Gặp gỡ qua mạng hoặc họp trực tuyến là cách tốt nhất để kết nối các thành viên trong cùng một tổ chức chi nhánh; hoặc gặp gỡ đối tác từ xa; sự ngăn cách về địa lý. Tuy nhiên, nếu việc chuẩn bị không đầy đủ; Cuộc họp của bạn có thể bị gián đoạn bởi nhiều yếu tố.

Vậy làm thế nào để có một cuộc họp trực tuyến hiệu quả? Đừng vội rời trang, bài viết dưới đây của Glints sẽ cho bạn biết câu trả lời Họp trực tuyến cần những gì? Làm hài lòng. Bắt đầu nào!

Bạn Đang Xem: Họp Online – Bạn Cần Chuẩn Bị Những Gì?

Chuẩn bị kỹ thiết bị kết nối cuộc họp

Bạn sẽ không thể bắt đầu cuộc họp nếu không có các thiết bị được kết nối quan trọng này. Đó là màn hình chiếu, laptop kết nối wifi, loa, mic …

Nhiều cuộc họp kéo dài vô ích vì ảnh hưởng của máy thu phát sóng. Công nghệ bạn sử dụng cần phải phù hợp với văn phòng của bạn.

Phần mềm học trực tuyến miễn phí
Lưu ý không được ngắt đường truyền.

Xác nhận tài khoản cuộc gọi và kiểm tra giọng nói và hình ảnh khoảng 15 phút trước cuộc họp chính thức. Bạn cần có mạng internet ổn định; vì vậy hãy kiểm tra mạng wifi của bạn trước khi bắt đầu; và có ít nhất một tài khoản 3G làm giải pháp phát wifi dự phòng giữa đường.

Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm họp trực tuyến miễn phí như Adobe Acrobat Connect; GoToMeeting; Cuộc họp Trực tiếp của Microsoft Office, Cuộc họp Thu phóng và WebEx.

Đọc thêm: So sánh Zoom so với Google Meet – Cái nào hiệu quả hơn?

Cuối cùng, đừng quên chuyển tất cả các thiết bị cá nhân sang chế độ im lặng. Ít nhất bạn không bị phân tâm bởi âm thanh tin nhắn đột ngột và không ảnh hưởng đến người khác trong khi cuộc họp đang diễn ra.

Biết chương trình họp

Dù họp trực tuyến hay ngoại tuyến, một chương trình cụ thể là điều không thể thiếu để cuộc họp diễn ra đúng hướng; trình tự rõ ràng. Nội dung cuộc họp thường được gửi cho người tham dự qua email trước 24 đến 48 giờ trước giờ họp chính thức.

Bạn nên đọc kỹ chương trình họp để biết mọi người sẽ thảo luận về chủ đề nào. Theo đó, hãy tìm hiểu trước thông tin có trong các tài liệu đính kèm; hoặc nghiên cứu các vấn đề chưa biết.

Thông qua đó, bạn có thể lập danh sách các câu hỏi quan trọng và trình bày chúng với mọi người trong một cuộc họp trực tuyến để thảo luận.

Xem Thêm : Các bí quyết thành công trong công việc

Glints tin rằng sự chuẩn bị này sẽ được cấp trên và đồng nghiệp đánh giá cao.

Tập trung vào 1 đến 2 chủ đề thảo luận

Theo Rick Maurer, tác giả của Beyond the Wall of Resistance và Why Don’t You Want What I Want ?, các cuộc họp trực tuyến có thể gây mất tập trung nếu bạn dành thời gian cho quá nhiều chủ đề thảo luận.

Lợi ích của các cuộc họp trực tuyến là bạn có thể ngồi ở nhà; nhà chờ sân bay; quán cà phê hoặc giữa cánh đồng tại nhà. Nhưng bất tiện lớn nhất là do tác động của các yếu tố bên ngoài như tiếng ồn của máy pha cà phê; tiếng người cười nói; giao thông nằm ngoài phạm vi;…

Vì vậy, không thể dành toàn bộ sự chú ý để lắng nghe nhiều vấn đề cùng một lúc.

Một cuộc họp trực tuyến nếu không được chuẩn bị trong phòng kín thì chỉ nên kéo dài khoảng 30 phút cho 1 đến 2 chủ đề là quá đủ. Lúc này, cả hai bên đều có đủ thời gian để suy nghĩ, phản hồi và ghi chép lại.

Thành thật chia sẻ ý kiến ​​của bạn

Một trong những nhược điểm lớn nhất của cuộc họp trực tuyến là bạn không thể nhìn thấy nét mặt của từng thành viên và biết ai đồng ý hay không. Vì vậy, lúc này, việc thẳng thắn bày tỏ chính kiến ​​là điều khá cần thiết.

Nếu bạn đang dẫn dắt cuộc họp, đừng lãng phí thời gian, hãy đặt câu hỏi cho từng người về những gì đã được thảo luận. Thông qua những chia sẻ thẳng thắn, những người ở xa nhau vẫn có thể hiểu được ý tưởng và thực hiện dự án đúng hướng. Khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn chia sẻ quan điểm của họ nhiều hơn.

Đọc thêm: Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm

Trang phục gọn gàng, lịch sự

Gặp gỡ trực tuyến không có nghĩa là bạn có thể ăn mặc với đầu tóc bù xù như vừa ngủ dậy. Hãy coi cuộc họp trực tuyến như một cuộc gặp mặt trực tiếp với mọi người và ăn mặc chỉnh tề, đầu tóc gọn gàng.

Trong trường hợp chỉ cần ngồi họp, bạn có thể mặc quần đùi hoặc váy cho thoải mái nhưng đảm bảo không đứng dậy đi lại trong cuộc họp.

Lưu ý múi giờ

Làm việc trực tuyến trong các công ty hoặc nhóm với nhiều thành viên đến từ nhiều quốc gia khác nhau chắc chắn sẽ dẫn đến xung đột múi giờ.

lưu ý khi họp trực tuyến
Sự khác biệt về múi giờ khiến các cuộc họp khó đạt được hiệu quả.

Xem Thêm : Cold Call Là Gì? Cách Thực Hiện Cold Calling Hiệu Quả

Nếu bạn đang tổ chức cuộc họp, hãy chọn một khoảng thời gian phù hợp với mọi người và nếu bạn là một trong những người tham gia, hãy nhớ thời gian cuộc họp và đặt báo thức nếu cần để trực tuyến đúng giờ.

Sắp xếp gọn gàng không gian phía sau bạn

Chắc chắn bạn sẽ không muốn đồng nghiệp của mình nhìn thấy một căn phòng bừa bộn với những bộ quần áo chưa được bày ra, hay thức ăn vương vãi trên màn hình đúng không?

Hãy đảm bảo không gian bước vào camera ngay sau lưng bạn thật gọn gàng và ngăn nắp, điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn với mọi người.

Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu

Điện thoại, email hoặc các vật cản khác có thể che khuất màn hình nên được loại bỏ hoàn toàn trong cuộc họp. Điều này không chỉ giúp bạn tập trung vào cuộc họp mà còn thể hiện thái độ nghiêm túc và tôn trọng các thành viên trong nhóm của bạn.

Tránh phân tâm

Thường xuyên đứng dậy ngồi xuống khỏi vị trí, ăn uống trong cuộc họp, gõ bàn phím, bấm bút bi … đều là những hành động cho thấy bạn không để ý và không tôn trọng mọi người trong cuộc họp. Nếu phải đứng dậy xin phép mọi người trước khi rời khỏi vị trí, nếu có việc gấp cần sử dụng bàn phím, hãy tắt mic để không ảnh hưởng đến mọi người, những việc còn lại cần hạn chế tuyệt đối. các hành động khác để làm cho cuộc họp diễn ra hiệu quả.

Đọc thêm: Mẹo làm việc trực tuyến hiệu quả

Lưu ý vị trí ngồi

Luôn ngồi ở vị trí trung tâm trước ống kính để mọi người có thể nhìn rõ bạn, ngoài ra, bạn cũng nên chọn chỗ ngồi có đủ ánh sáng để đảm bảo vẻ ngoài của bạn luôn trong trạng thái tốt nhất. Trước cuộc họp khoảng 20 phút, bạn nên mở máy để kiểm tra đường truyền, camera để đảm bảo không gặp sự cố nào.

Tắt micrô khi bạn không cần nói

Nếu không có gì để nói hoặc cuộc họp không yêu cầu bạn phát biểu, tốt nhất bạn nên tắt micrô để những tạp âm bên ngoài không gây ảnh hưởng đến các thành viên khác.

Thường xuyên kiểm tra sự hiện diện của mọi người

Nếu bạn đang tổ chức cuộc họp, hãy kết nối với tất cả các thành viên trong nhóm một cách thường xuyên để đảm bảo rằng họ đang lắng nghe và không bị mất thông tin. Bạn có thể yêu cầu xác nhận xem mọi người có thể nghe rõ bạn hay không hoặc có ý kiến ​​gì, đặc biệt là với những thành viên ít nói.

Trước khi kết thúc bài viết, Glints muốn nói với bạn một điều quan trọng: Dù cuộc họp diễn ra dưới hình thức nào, bạn cũng cần chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đúng mức. Chỉ khi đó, cuộc họp ảo hay cuộc họp thật mới hiệu quả và đúng với mục tiêu của tổ chức.

Bài viết do Tany đóng góp

nộp hồ sơ trong nháy mắt

Nguồn: https://lienket365.com
Danh mục: Kỹ Năng

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button