Tin Học

Hướng dẫn cách dùng data validation trong Excel

Xác thực dữ liệu là một tính năng trong excel để tạo và cập nhật dữ liệu nhằm duy trì độ chính xác nhất quán. Tôi lấy một ví dụ thực tế khi bạn cần ai đó hợp tác với bạn để giúp bạn nhập dữ liệu vào tệp bạn chia sẻ, nhưng bạn muốn người đó nhập một số thông tin và chọn dữ liệu bạn đã liệt kê, nhưng không phải là dữ liệu cụ thể. cho dù bất kỳ thông tin nào khác của một mặt hàng cụ thể. Vì vậy, bạn cần liệt kê ra một danh sách các tùy chọn để người khác có thể chọn, đây là những gì bạn cần để sử dụng chức năng Xác thực dữ liệu.

1. Xác thực dữ liệu là gì?

Khi làm việc với Excel, bạn phải rất quen thuộc với Data Validation. Công cụ này cho phép bạn cố định dữ liệu trong một ô và người dùng chỉ có thể nhập các giá trị cố định trong ô đó mà không thể nhập dữ liệu hoặc giá trị khác.

Bạn Đang Xem: Hướng dẫn cách dùng data validation trong Excel

Khi sử dụng công cụ này, bạn sẽ tránh được những sai sót trong quá trình soạn thảo và nhập liệu.

2. Cách sử dụng Xác thực dữ liệu trong Excel

2.1. ví dụ 1

Ví dụ, có một bảng nhập dữ liệu bên dưới, yêu cầu tạo danh sách dữ liệu cho các ô sổ xuống tương ứng để có thể chọn dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

cach-su-dung-data-validation-in-excel-1.png

Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong excel (1)

– Bước 1: Di chuyển chuột để chọn ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống trên thanh menu lựa chọn Dữ liệu và chọn các bước như hình dưới đây:

cach-su-dung-data-validation-in-excel-1.png

Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong excel (2)

Sau đó, hộp thoại Xác nhận dữ liệu mở lựa chọn Liệt kê trong phần Cho phép.

Phần Cho phép bao gồm:

– Bất kỳ giá trị nào: Không có điều kiện.

– Số nguyên: Số nguyên.

Xem Thêm : Cài đặt Windows 7 trên máy ảo VMware Workstation

– Số thập phân: Số thực (có dấu phẩy).

– List: Danh sách.

– Ngày: Ngày, tháng, năm.

– Time: Thời gian.

– Text Length: Độ dài chuỗi.

– Tùy chỉnh: Tùy chọn.

dung-data-validation-in-excel-2.jpg?

– Bước 2: Nhập dữ liệu sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống trong mục Nguồn tương ứng với nội dung mục chính.

cach-su-dung-data-validation-in-excel-1.png

Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong excel (3)

– Bước 3: Để thiết lập cảnh báo khi nhập sai kiểu dữ liệu, tại tab Cảnh báo lỗibạn nhập hộp kiểm Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ > Nhập Phong cách (Kiểu tin nhắn)> Enter Tiêu đề (Tiêu đề cảnh báo) và Thông báo lỗi (Nội dung của lỗi).

dung-data-validation-in-excel-4.jpg

– Bước 4: Nhấp vào ĐƯỢC RỒI và bạn nhận được kết quả trong ô bạn đã tạo:

cach-su-dung-data-validation-in-excel-1.png

Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong excel (4)

Bạn làm tương tự với các mục liền kề.

Xem Thêm : 5 Mẹo Thiết Lập Biểu Đồ Trong Excel Mà Bạn Cần Biết 5/2022

Không chỉ áp dụng tính năng cho 1 ô cụ thể mà ví dụ bên dưới áp dụng tính năng hiệu suất cho một cột.

>> Xem thêm: Cách tô màu có điều kiện trong Excel nhanh nhất và chi tiết nhất

2.2. Ví dụ 2

Có bảng dữ liệu bên dưới và chọn con trỏ và toàn bộ cột B đây là các bước chọn cột B.

Thực hiện các thao tác để mở hộp thoại Xác thực dữ liệu như trong ví dụ trên.

Trong hộp thoại này, hãy chọn danh sách cho phép và nhập dữ liệu tương ứng vào Nguồn của phần Cài đặt như được hiển thị trong ví dụ 1:

cach-su-dung-data-validation-in-excel-1.png

Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong excel (5)

Chuyển sang các phần khác nếu bạn cảm thấy hoàn thành và ĐƯỢC RỒI bạn sẽ thấy các trình đơn thả xuống xuất hiện khi bạn nhấp vào từng ô trong cột bạn đã chọn. Đơn giản và rất tiện lợi phải không? Bạn không cần phải mất nhiều thời gian nhập từng dữ liệu cho một bảng dữ liệu với đầy đủ các mục thông tin khác nhau. Giúp bạn đỡ tốn công sức và chính xác hơn chỉ nhờ chức năng Data Validation trong excel.

3. Hướng dẫn cách bỏ định dạng Xác thực Dữ liệu

– Bước 1: Mở file Excel, dùng chuột kéo chọn ô cần chưa định dạng. Trên thanh công cụ, nhấp vào Dữ liệu, sau đó chọn Xác nhận dữ liệu.

data-validation-in-excel-1.jpg

Hình minh họa

– Bước 2: Chọn Quet sạch tât cả để xóa định dạng Xác thực dữ liệu

data-validation-in-excel-1.jpg

Hình minh họa

>> Xem thêm: Cách sử dụng chi tiết Định dạng có điều kiện trong Excel

Chúc may mắn!

Thẻ:
Excel

Nguồn: https://lienket365.com
Danh mục: Tin Học

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button