Kỹ Năng

Thư Ký Là Gì? Công Việc Của Thư Ký Văn Phòng, Thư Ký Giám Đốc

Thư ký là một công việc khá quen thuộc với nhiều người, tuy nhiên ít người hiểu rõ về nghề này. Cho nên Thư ký là gì?? Công việc này yêu cầu những kỹ năng gì? Ai có thể trở thành thư ký văn phòng trong tương lai và công việc thư ký là gì?

Hãy cùng Glints khám phá về cái nghề tưởng như quen mà lạ, lạ mà quen này nhé!

Bạn Đang Xem: Thư Ký Là Gì? Công Việc Của Thư Ký Văn Phòng, Thư Ký Giám Đốc

Định nghĩa của Secretary là gì?

Nói một cách đơn giản, thư ký là người làm công việc “hậu trường” cho văn phòng. Điều này có nghĩa là họ không trực tiếp xuất hiện mà đứng phía sau hỗ trợ mọi người trong mọi công việc cần thiết.

Trước đây, thư ký chỉ thực hiện những vai trò cơ bản và thường không được coi là một nghề. Nhưng trong thời điểm hiện tại, mô tả công việc thư ký văn phòng đã được mở rộng và trở thành một nghề phổ biến trong xã hội.

Mô tả công việc của Thư ký văn phòng

Sau đây là những vai trò của thư ký văn phòng trong công việc hàng ngày và hoạt động của công ty.

1. Tổ chức và quản lý

Có thể nói, công việc chính của thư ký liên quan mật thiết đến việc sắp xếp, quản lý như:

  • Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch làm việc.
  • Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp; đồng thời ghi chép, tóm tắt nội dung các cuộc họp đó để phục vụ công tác quản lý.
  • Tổ chức hội nghị để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và bày tỏ quan điểm cá nhân.
  • Ghi lại các ý kiến ​​của quản lý, lãnh đạo và chuyển thông tin đó xuống các đơn vị / cá nhân có liên quan.

2. Tiếp nhận và xử lý thông tin

Thư ký thường đóng vai trò đại diện cho đơn vị, cá nhân (ban lãnh đạo) nên mọi thông tin, giấy tờ quan trọng sẽ về tay thư ký trước. Do đó, công việc tiếp theo của thư ký sẽ là:

  • Tổng hợp và phân loại tài liệu một cách nhanh nhất từ ​​các phòng ban.
  • Giúp lãnh đạo giải quyết những tài liệu không quan trọng.
  • Đảm bảo các loại hồ sơ, giấy tờ phải đến đúng nơi, chính xác và có tính bảo mật cao.
  • Thu thập thông tin liên quan đến dữ liệu.
  • Tìm kiếm và tra cứu tài liệu tham khảo khi cần thiết.
  • Hỗ trợ dịch tài liệu khi cần thiết.
Công việc của một thư ký là gì?
Công việc của một thư ký bao gồm khá nhiều nhiệm vụ.

3. Chào đón khách hàng

Vì với vai trò là người đại diện nên ngoài các thủ tục giấy tờ, thư ký còn phải đảm nhận việc tiếp khách hàng:

  • Đón khách, tiếp khách và giải quyết những công việc trong khả năng và trình độ hiểu biết của mình.
  • Sắp xếp chỗ cho khách ngồi chờ gặp người cần gặp.
  • Hỗ trợ chuẩn bị phương tiện đi lại cho khách hàng.
  • Chuẩn bị kỹ lưỡng đồ ăn nhẹ và đồ uống cho khách hàng trước khi bước vào cuộc họp chính thức.

4. Sắp xếp chuyến công tác cho cấp trên

Do đặc thù của ngành, các nhân sự trong doanh nghiệp thường xuyên phải đi công tác ở nhiều tỉnh thành, thậm chí nhiều quốc gia khác nhau. Thư ký sẽ giúp họ sắp xếp chuyến đi suôn sẻ nhất có thể:

  • Vạch ra những thông tin cần thiết cho chuyến đi: mục đích chuyến đi, điểm đến, thời gian, các điểm dừng (nếu có), phương tiện di chuyển, v.v.
  • Viết chương trình họp: ngày, giờ, đối tượng họp, địa điểm, cần mang theo hồ sơ, tài liệu gì, v.v.
  • Chịu trách nhiệm đặt vé phương tiện đi lại cho các cấp quản lý.
  • Đặt phòng khách sạn: vị trí, loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán, v.v.
  • Tạm ứng và quyết toán chi phí.

5. Đối với thư ký giám đốc

Xem Thêm : 12 Mẹo Thay Đổi Thói Quen Trì Hoãn Khi Làm Việc Tại Nhà

Riêng đối với thư ký giám đốc, ngoài những công việc trên, họ sẽ còn phải chịu trách nhiệm về những công việc liên quan trực tiếp đến giám đốc. Cụ thể như:

  • Tổ chức và quản lý lịch làm việc của giám đốc.
  • Xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ, …
  • Cùng bộ phận văn thư tổng hợp, phân loại các loại giấy tờ, hồ sơ.
  • Làm “cầu nối” giao tiếp và truyền tải thông tin giữa ban giám đốc và các bên liên quan.
  • Hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

Những kỹ năng cần thiết cho công việc thư ký?

Có những doanh nghiệp sẽ hỏi thẳng thắn về yếu tố ngoại hình ở một thư ký. Thực tế, bạn không cần phải có gương mặt như hoa hậu, nhưng cần thể hiện sự chỉn chu, lịch sự.

Tuy nhiên, ngoại hình không phải là yếu tố duy nhất. Công việc này yêu cầu những kỹ năng gì khác ở một thư ký?

1. Kỹ năng nghề nghiệp

Phải làm nhiều công việc khác nhau như sắp xếp, quản lý; tiếp nhận và xử lý thông tin; chào mừng các khách hàng; sắp xếp các chuyến công tác;… nên công việc thư ký đòi hỏi phải có kỹ năng nghiệp vụ tốt để đảm nhận công việc chu đáo.

2. Kỹ năng tin học, sử dụng máy tính

Công việc của một thư ký đòi hỏi bạn phải soạn thảo và lưu trữ rất nhiều tập tin quan trọng trên máy tính. Vì vậy, thư ký văn phòng cần phải biết sử dụng các phần mềm tin học văn phòng ở mức cơ bản.

Khả năng sử dụng công nghệ thành thạo sẽ giúp bạn ghi điểm cộng trong mắt các sếp.

Kỹ năng thư ký giám đốc là gì?

3. Kỹ năng quản lý và sắp xếp

Đóng vai trò “cầu nối” và hỗ trợ công việc cho các đơn vị, cá nhân khác nhau, thư ký văn phòng cần có kỹ năng quản lý tốt để có thể sắp xếp công việc trôi chảy.

Chẳng hạn, khi cần đặt phòng nghỉ cho chuyến công tác của sếp, thư ký cần quản lý tất cả các khâu trước và sau khi trả phòng.

4. Trình độ ngoại ngữ tốt

Do tính chất công việc, tôi phải tiếp rất nhiều khách hàng của sếp, đặc biệt là khách nước ngoài. Vì vậy, ngành thư ký văn phòng đòi hỏi bạn phải sở hữu khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền tải thông tin chính xác, mạch lạc và rõ ràng.

5. Tỉ mỉ trong công việc

Xem Thêm : Những công việc không cần bằng cấp lương cao 2022

Câu nói “sai một ly, đi một dặm” hoàn toàn đúng với công việc của một thư ký văn phòng hay thư ký giám đốc. Một sai sót nhỏ trong tài liệu, hợp đồng, hồ sơ,… cũng sẽ khiến các bên liên quan mất nhiều thời gian hơn để sửa chữa.

Điều gì sẽ xảy ra nếu một thư ký nói sai trong cuộc họp và do đó gây hiểu lầm cho mọi người về cuộc họp?

Những kỹ năng chính của một thư ký là gì? Hãy luôn tỉ mỉ và cẩn thận.

Đọc thêm: 8 Ngôn ngữ Cơ thể Giao tiếp Bạn Cần Học Ngay!

Nghề thư ký là gì?

Thành thật mà nói, ở Việt Nam, không có ngành đặc thù nào đào tạo thư ký văn phòng.

Thứ nhất, đây không phải là một công việc quá đặc thù, nhưng đòi hỏi bạn rất nhiều kỹ năng mềm để áp dụng vào công việc: nhanh nhẹn, linh hoạt; khả năng tổ chức và quản lý; tính cẩn thận và tỉ mỉ;…

Nếu bạn muốn trở thành một thư ký, bạn có thể làm việc trong nhiều ngành khác nhau để học các kỹ năng mềm từ công việc đó. Từ đó áp dụng chúng vào công việc thư ký một cách dễ dàng.

Cơ hội việc làm tại Glints

Ngành thư ký đang dần phổ biến, mang đến nhiều cơ hội nghề nghiệp cho bạn thử sức. Với Glints, bạn sẽ có thể tìm thấy công việc phù hợp với mình.

nộp hồ sơ trong nháy mắt

Nguồn: https://lienket365.com
Danh mục: Kỹ Năng

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button