Tin Học

Tổng hợp 8 cách giảm dung lược file Excel hiệu quả nhất

Excel là nơi bạn có thể thoải mái tạo một loạt các tệp dữ liệu khác nhau, với hàng trăm nghìn thông tin khác nhau. Tuy nhiên việc lưu file lại là một vấn đề khiến nhiều bạn băn khoăn vì có những file có dung lượng khá lớn và rất nặng, vậy có cách nào để giảm dung lượng file excel cho nhẹ và dễ lưu không? Hãy theo dõi bài viết dưới đây, bạn đọc có thắc mắc sẽ có câu trả lời cho mình cùng học Excel làm theo nhé.

1. Nguyên nhân và lợi ích của việc giảm kích thước tệp Excel

Người dùng đôi khi vẫn không hiểu tại sao không lưu được file hay nói cách khác là bạn không biết tại sao file của mình lại nặng như vậy.

Bạn Đang Xem: Tổng hợp 8 cách giảm dung lược file Excel hiệu quả nhất

Nguyên nhân do file Excel nặng, tốc độ xử lý chậm

Là người thường xuyên làm việc với Excel, chắc hẳn bạn đã từng gặp phải tình trạng file Excel của mình tải rất chậm cũng như thao tác gặp nhiều khó khăn. Dưới đây là một số lý do như:

– Sử dụng nhiều định dạng khác nhau gây ra lỗi tập tin Excel

– Các tệp Excel chứa các hình ảnh có độ phân giải cao hoặc các công thức phức tạp

– Có nhiều ô trong bảng tính không được sử dụng nhưng đã được định dạng, gây ra lỗi xử lý tệp chậm.

Lợi ích của việc giảm kích thước tệp Excel

– Giúp tăng tốc xử lý tệp Excel

– Việc chia sẻ thông tin dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng.

– Không cần sử dụng phần mềm giải nén.

8 cách giảm dung lượng tệp Excel hiệu quả

1.Lưu tệp dưới dạng tệp nhị phân để giảm kích thước của tệp Excel

Tuy nhiên, đó không phải là cách duy nhất để có được giải pháp tốt nhất từ ​​nguyên nhân. Bạn không cần phải vất vả tìm ra nguyên nhân, với một số biện pháp giảm dung lượng file dưới đây, việc xử lý cũng sẽ dễ dàng hơn.

Cách đầu tiên để giảm kích thước của tệp Excel là định dạng lại phần mở rộng khi lưu. Với phương pháp này, bạn có tệp excel của mình dưới dạng tệp học excell của phiên bản 2003 mở tệp trên các phiên bản của phiên bản 2007 trở lên và lưu nó bằng .xlsx. là định dạng mở rộng cho tập tin lưu của bạn, bạn có thể làm cho tập tin của mình nhẹ đi rất nhiều, dung lượng tập tin không còn nặng nề nữa.

Bước 1: Bạn tiến hành Mở Excel lên, sau đó nhấp đúp vào Ứng dụng Excel trắng với màu xanh lá cây Xsau đó bạn nhấp vào Nút tệpBấm tiếp chọn Mở… (mở) rồi chọn tệp cần thao tác.

luu-file-duoi-tap-tin-nhi-phan-1

Lưu tệp dưới dạng tệp nhị phân

Bước 2: Để lưu tệp mới, hãy nhấp vào Tệp.

luu-file-duoi-tap-tin-nhi-phan-2

Lưu tệp dưới dạng tệp nhị phân 1

Bước 3: Chọn Lưu dưới dạng… (lưu thành…).

luu-file-duoi-tap-tin-nhi-phan-3

Lưu tệp dưới dạng tệp nhị phân 2

Bước 4: Tiếp theo, bạn gõ tên tệp mới vào hộp thoại.

luu-file-duoi-tap-tin-nhi-phan-4

Lưu tệp dưới dạng tệp nhị phân 3


Bước 5: Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm trong “Định dạng tệp”.

luu-file-duoi-tap-tin-nhi-phan-5

Lưu tệp dưới dạng tệp nhị phân 4

Xem Thêm : Mất tài khoản Facebook khi bị lộ số điện thoại cá nhân

Bước 6: Chọn định dạng Sổ làm việc Nhị phân Excel (tệp nhị phân) nằm trong danh mục “Định dạng Đặc biệt”. Các tệp được lưu ở định dạng này nhỏ hơn nhiều so với tệp .xls tiêu chuẩn.

luu-file-duoi-tap-tin-nhi-phan-6

Lưu tệp dưới dạng tệp nhị phân 5

Bước 7: Cuối cùng, nhấp vào nút Lưu. Tệp Excel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.

luu-file-duoi-tap-tin-nhi-phan-7

Lưu tệp dưới dạng 6. tập tin nhị phân

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc trên màn hình

2. Nén hình ảnh

Đối với một số tệp excel bao gồm cả hình ảnh, với rất nhiều hình ảnh khác nhau là nguyên nhân khiến tệp có kích thước rất lớn. Đây cũng là phương pháp giảm dung lượng file là giảm dung lượng ảnh bằng cách giải nén ảnh.
Để nén hình ảnh, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

– Bấm vào ảnh cần giải nén.

– Thực hiện thao tác chọn Format> Compress Pictures> bỏ chọn hộp thoại mới hiện ra> Options …

Nén hình ảnh để giảm kích thước tệp xuống 1

Nén hình ảnh để giảm kích thước tệp xuống 1

– Hộp thoại mới xuất hiện khi nhấn Options.

Các bạn tích theo hình ảnh bên dưới và có thể tùy ý tích vào các địa điểm cho các mục đích khác nhau:

Nén hình ảnh để giảm kích thước tệp xuống 2

Nén hình ảnh để giảm kích thước tệp xuống 2

Trong phần Tùy chọn nén, bạn cần chú ý:

– Tự động thực hiện nén cơ bản khi lưu: Có nghĩa là tự động thực hiện nén cơ bản khi lưu.

– Xóa các khu vực đã cắt của hình ảnh: Xóa các khu vực đã cắt. Nếu bạn kiểm tra ở đây, phần hình ảnh bạn cắt trong Excel sẽ biến mất hoàn toàn.

Trong phần Đầu ra Mục tiêu:

– In 220ppi: Sẽ cho chất lượng tốt khi in hoặc xem trên màn hình.

– Màn hình 150 ppi: Chất lượng vừa phải cho web hoặc trình chiếu.

– E-mail 96 ppi: Chất lượng thấp nhất được sử dụng để gửi email.

Xem Thêm : Làm việc với cơ sở dữ liệu trong Excel

Tuy nhiên, nếu ảnh của bạn không có chất lượng cao thì sẽ rất tiết kiệm dung lượng.

3. Loại bỏ định dạng có điều kiện

Cách tiếp theo để giảm kích thước của tệp Excel là loại bỏ định dạng có điều kiện. Tệp của bạn chứa định dạng có điều kiện đôi khi đây là nguyên nhân khiến tệp có dung lượng lớn, đây là trường hợp bạn ít nghĩ đến, nhưng nếu có thì tại sao bạn không thử cách sau.
Mở tệp bạn cần giảm dung lượng, chọn theo phương pháp bên dưới:

Xóa định dạng có điều kiện

Xóa định dạng có điều kiện

Như vậy là file của bạn đã bị giảm dung lượng đến mức tối đa, hãy thử lưu lại xem đã lưu chưa.

4. Xóa LIÊN KẾT DỮ LIỆU

Bước 1: Mở tệp Excel, chọn Dữ liệu > Chọn Chỉnh sửa Liên kết > Chọn liên kết liên kết bạn muốn xóa> Chọn Ngắt liên kết.

rub-data-link

Xóa liên kết dữ liệu

Bước 2: Sau đó chọn Break Links để xác nhận.

rub-data-link-1

Xóa liên kết dữ liệu 1

5. Xóa cửa sổ đồng hồ

Bước 1: Mở tệp excel mà bạn muốn xóa Cửa sổ xem.

rub-watch-windows

Xóa cửa sổ đồng hồ

Bước 2: Chọn Công thức> Chọn Cửa sổ Xem.

rub-watch-windows-1

Xóa các cửa sổ xem 1

Bước 3: Chọn Xóa đồng hồ.

rub-watch-windows-2

Xóa cửa sổ xem 2

Sau khi hoàn thành bước này, bạn đã hoàn tất việc xóa Watch Window.

6. Loại bỏ phạm vi tên trong tệp Excel

Bước 1: Mở tệp excel bạn muốn xóa Dải ô đã Đặt tên.

xo-bo-name-range.png

Xóa phạm vi tên

Bước 2: Chọn Công thức > Chọn Người quản lý tên.

xo-bo-name-range-1

Xóa phạm vi tên 1

Bước 3: Chọn tên bị lỗi bạn muốn xóa> Nhấn Xóa bỏ.

xo-bo-name-range-2

Xóa phạm vi tên 2

Bước 4: Nhấn ĐƯỢC RỒI Xác nhận.

xo-bo-name-range-3

Xóa phạm vi tên 3

7. Cắt các ô đến các khu vực không sử dụng

Mở tệp Excel, chọn các hàng / cột trống bằng Ctrl + Shift + phím mũi tên phải / xuống> Nhấp chuột phải vào vị trí được đánh dấu và chọn Delete để xóa các vùng không sử dụng để giảm kích thước tệp.

cat-jam-o-tinh-chua-su-dung

Cắt các ô đến các khu vực không sử dụng

8. Sử dụng chương trình diệt vi rút Macro

Cách giảm dung lượng File Excel tiếp theo mà bạn có thể tham khảo là sử dụng chương trình diệt virus. Các chương trình diệt vi rút macro thường lây nhiễm vào các tệp văn bản, làm tăng kích thước thực của các tệp dữ liệu bị nhiễm. Dấu hiệu nhận biết các tệp Excel bị nhiễm virus là khi bạn mở tệp, chương trình Excel sẽ tự động mở các trang tính mới có tên “yyyyy” hoặc “Book1” và xuất hiện cảnh báo Macro.

Để giảm kích thước của các tệp này, chúng ta phải sử dụng phần mềm chống vi-rút với tùy chọn chẩn đoán Macro để loại bỏ các Macro không mong muốn.

Tuy nhiên, hạn chế của phần mềm này là có thể diệt virus nhưng không hoàn toàn. Do đó, kích thước của tệp Excel vẫn có thể rất cao. Để khắc phục hoàn toàn, bạn cần:

– Mở tệp Excel và sao chép tất cả dữ liệu sang tệp Excel khác.

– Mở một tệp Excel mới và dán nội dung đã sao chép vào tệp Excel và lưu nó.

– Xóa tệp Excel cũ.

>> Xem thêm: Phím tắt hữu ích nhất để chuyển trang tính trong Excel

Hãy thử áp dụng ngay để giảm dung lượng tệp của bạn. Như vậy từ nay bạn sẽ không gặp khó khăn gì trong việc lưu hồ sơ nữa, bạn sẽ hoàn thành tốt công việc và học tập ngành Kế toán trực tuyến của mình một cách suôn sẻ.

Thẻ:
Excel

Nguồn: https://lienket365.com
Danh mục: Tin Học

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button